Tablero Kanban

El tablero Kanban es básicamente una tabla donde visualizar el flujo de trabajo. También puede definirse como un tablero donde situar las cartas.

El método Kanban es un conjunto de principios y prácticas para la gestión y mejora del flujo de trabajo.

Los usuarios que utilicen este tablero, aunque no estén al tanto de las Reglas del Kanban o del estado del proyecto o de las tareas, tendrán una visión más clara de la progresión del trabajo dentro de un Proyecto o de otros trabajos.

Hay varias formas de visualizar el tablero Kanban dentro de la aplicación. Generalmente la opción está disponible en:

• Desde la tabla de Tópicos
• Desde un tópico que pertenezca a una categoría de tipo Release.

Los tópicos que se muestran en el tablero fluyen de izquierda a derecha a través de columnas que representan estados. El objetivo de disponen de una herramienta como esta es tener más fluidez desde el principio hasta el final del proyecto sin bajar el rendimiento o incluso pararlo.

Los equipos que trabajan con Kanban limitan el número de elementos con los que pueden trabajar al mismo tiempo (WIP) con la finalidad de reducir el tiempo que necesita un usuario desde que comienza a realizar una tarea hasta su completa finalización.

Principios básicos

Existen una serie de aspectos fundamentales para interactuar con un sistema Kanban. A menudo tiene sentido introducir estos cambios secuencialmente a un equipo.

• Visualizar flujo - Esto puede comenzar con un diagrama de cómo se hace el trabajo en equipo: los pasos, las decisiones, las colas de trabajo, los patrones de demanda, y así sucesivamente. En última instancia, y en base a lo decidido anteriormente se da forma al tablero Kanban, ya sea en en una herramienta informática o con notas adhesivas en una pizarra.
• Limitar el WIP (Work In Progress) - Los equipos Kanban establecen límites para el número de trabajos que puede haber en una columna. Los limites WIP representan la capacidad de un equipo de trabajo y lo normal es que vaya aumentando a medida que el equipo aprenda más sobre como estructurar el tablero y equilibrar el flujo continuo con un tiempo de ciclo bajo.
• Haga políticas de gestión explícita - Los equipos Kanban definen reglas simples de cómo trabajar con el flujo para los diferentes tipos de trabajos, de como transitar un elemento al siguiente estado o de como marcar y gestionar elementos bloqueados. Estas políticas suelen estar cerca del tablero y evolucionan cuando el equipo de trabajo mejora su capacidad de trabajo. Es común tener unas políticas de cada estado así como tener políticas generales o acuerdos en la forma de trabajar con los trabajadores y con los clientes.
• Administrar flujo - Los equipos utilizan indicadores como el tiempo medio de cada ciclo, el estado actual de cada trabajo que hay sobre el tablero etc... para gestionar el trabajo de manera más óptima. Además, se esfuerzan por equilibrar el tiempo de ciclo mínimo para obtener el máximo rendimiento.
• Mejorar la colaboración - Un sistema de Kanban destaca las oportunidades más importantes para ser mejoradas. Los equipos trabajan en ellos como grupo y aplican métodos de resolución de problemas para llegar a las causas y soluciones de los problemas planteados.

Mejoras

Los equipos que utilizan Kanban prestan mucha atención a los cuellos de botella.Trabajan con rapidez para eliminarlos y obtener un flujo continuo, además, se la manera de evitar cuellos de botella en el futuro. Esta es la clave para poder crear flujos de trabajo continuos, mejorando la productividad en todos los aspectos del trabajo. Se trata de uno de los pilares fundamentales de un sistema Kanban.

Un metodología como esta, requiere evitar cuellos de botella, si hay un cuello de botella en la columna B, la columna A quedará bloqueada al no poder progresar los trabajos a la B y la C también quedará bloqueada al no tener trabajos entrantes.

Tableros Kanban

La mayoría de los tableros comienzan con un estado de tipo Nuevo y acaban con un estado de Cerrado o Finalizado. Generalmente un tópico que se encuentro en estado Nuevo significa que el tópico acaba de ser creado y que no ha empezado a ser procesado. A medida que el tópico avanza, significa que el trabajo es aceptado por el equipo.

Cada estado indica el principal tipo de trabajo que se va a realizar mientras la tarjeta esté en la columna. Sin embargo, el equipo encarga de probar una funcionalidad, puede comenzar a realizar las pruebas mientras la tarjeta está aun en la columna 'En progreso'. Al final, se trata de utilizar esta metodología para agilizar los flujos de trabajo pudiendo moldearse a las necesidades de cada equipo de trabajo.

Color de tópicos

En Clarive, el color de cada tópico indica a que categoría pertenece.

Etiquetado en las vistas

Para mejorar la visibilidad y el uso de Kanban, la herramienta permite ver las etiquetas de los tópicos en el tablero.

Carriles (Swimlanes)

Los carriles proporcionan una forma adicional de organizar y categorizar las tarjetas horizontalmente en el tablero. Permiten a los equipos agrupar tarjetas por diferentes atributos o clasificaciones mientras mantienen el flujo vertical a través de las columnas.

Tipos de Carriles:

• Carriles por Agrupación: Agrupan automáticamente las tarjetas por valores de campo como:
• Estado (abierto, cerrado, pendiente)
• Prioridad (alta, media, baja)
• Asignado
• Categoría

• Campos personalizados de tópicos

• Carriles de Valores Personalizados: Configuran valores específicos de carriles:

• Seleccionar cualquier campo de tópico como base del carril
• Definir nombres y valores personalizados de carriles
• Incluir carril "Todo lo demás" para tarjetas no asignadas
• Soporta valores de campo tanto de texto como numéricos

Beneficios Clave: - Organización Mejorada: Separación visual de flujos de trabajo - Vistas Multidimensionales: Ver trabajo por columnas de estado y filas de categorías simultáneamente - Gestión Mejorada del Flujo: Seguir diferentes tipos de trabajo a través del mismo proceso - Configuración Flexible: Carriles basados en cualquier campo de tópico o combinación

Ejemplos de Uso: - Gestión de Backlog: Agrupar por categorías de estado de backlog - Asignación de Equipos: Separar trabajo por equipo o asignado - Clasificación de Proyectos: Mostrar diferentes tipos de proyectos en carriles paralelos - Seguimiento de Prioridad: Visualizar la prioridad del trabajo en todas las etapas

Los carriles funcionan con todas las características existentes de Kanban incluyendo límites WIP, detalles de tarjetas y opciones de filtrado.

Inicios

Kanban fue desarrollado mediante para la adaptación de los principios Lean de fabricación junto con otras disciplinas y que comparte muchos de sus conceptos básicos. Estos incluyen:

• Pensamiento del Sistema - Mantener un enfoque que incluye el sistema de entrega total y cómo los acontecimientos y los cambios afectan al conjunto del sistema.
• Aprendizaje - Haciendo hincapié en la necesidad de recopilar, interpretar y aplicar datos, experiencias y conocimiento para impulsar la mejora del sistema.
• Flujo - La promoción y el mantenimiento de la buena progresión de trabajo a través de un sistema, reduciendo al mínimo los tiempos de trabajo redundante, paradas, cuellos de botella y colas.
• Dibujar en el momento preciso - Dibujar el trabajo en el tablero general, o en un estado específico, sólo cuando se tiene capacidad disponible, en lugar de poner el trabajo en el tablero en base a un horario o decisión ajena al equipo de trabajo.
• Rendimiento - Reservar capacidad de los trabajadores para responder a posibles imprevistos, evitar intentar utilizar al máximo a un individuo.
• Actuar en equipo - Manejo rápidamente de problemas de trabajo con todos los recursos necesarios para continuar el flujo.